Hoe bereid ik een proefbalans voor?

Het belangrijkste doel van het voorbereiden van een proefbalans is om te helpen bij het opstellen van de balans aan het einde van het jaar. Aldus wordt het proefsaldo voorbereid tegen het einde van de boekhoudcyclus. Dit artikel legt uit, 

     1. Wat is een boekhoudcyclus?

     2. Hoe een proefbalans voorbereiden
           - Fouten weerspiegeld in de proefbalans
           - Fouten die niet worden weerspiegeld in de proefbalans

Wat is een boekhoudcyclus?

Het opnemen van financiële informatie in accounts is een langdurig proces met verschillende stappen. Toen de technologie niet zo geavanceerd was als nu, werden al deze stappen handmatig uitgevoerd. Nu maken de meeste bedrijven gebruik van geavanceerde boekhoudsoftware om financiële administratie op te stellen; daarom is dit proces minder tijdrovend en gemakkelijk. De stappen voor het opstellen van de jaarrekening zijn de volgende.

Het belangrijkste doel van het voorbereiden van een proefbalans is het detecteren van de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboekbalansen. Volgens het basis boekhoudprincipe moeten alle debet (DR) boekingen gelijk zijn aan credit (CR) boekingen. Voor elke debetpost is er een overeenkomstige creditering.

Activa + kosten = verplichtingen + inkomen + kapitaal

Volgens de bovenstaande boekhoudkundige vergelijking,

Een toename van een actief of een uitgave wordt geboekt als een debetboeking terwijl een afname wordt geregistreerd als een credit boeking.

evenzo,

Een toename van aansprakelijkheid / baten / kapitaal wordt geboekt als credit entry, terwijl een afname wordt geregistreerd als een debetboeking.

Hoe bereid ik een proefbalans voor?

Een proefbalans heeft een eenvoudige structuur waarbij alle debetsaldi voor einddoeleinden worden geregistreerd in één kolom met alle eindsaldi in een andere kolom. Deze eindsaldi worden verkregen uit individuele grootboekrekeningen, zoals verkopen, aankopen, voorraden, vorderingen, crediteuren enz. Een proefbalans biedt alle eindsaldi in één enkel document in één oogopslag; het is dus eenvoudig om de saldi te vergelijken. Als alle transacties voor een boekhoudperiode correct zijn vastgelegd, moet de som van de debetsaldi van het proefsaldo gelijk zijn aan de som van de creditsaldi. Als dit wordt bereikt, kan worden geconcludeerd dat de registratie van overgangen wiskundig nauwkeurig is. Het helpt ook bij het onthullen van een aantal mogelijke fouten in geval van voorkomen en helpt om te bepalen welke journaalboekingen moeten worden geboekt om de geïdentificeerde fouten te corrigeren. Er zijn dus fouten die kunnen worden geïdentificeerd door een proefbalans op te stellen, terwijl andere niet worden weerspiegeld in de proefbalans.

Fouten weerspiegeld in de proefbalans

De volgende fouten zijn enkelzijdige fouten en worden weerspiegeld in de proefbalans. In dergelijke situaties zal het proefsaldo niet in evenwicht zijn.

Fout	Voorbeeld
Fouten van gedeeltelijke weglating Alleen de debitering of de creditering wordt op rekeningen geboekt	Bij contante betaling voor een inventaris van $ 1500 wordt de contante A / C-boeking niet geregistreerd
Fouten van casting Het totaal van een account is min of meer vastgelegd	Het totaal van het grootboek voor aankopen is zwart met $ 450
Fouten om vooruit te komen Het eindsaldo wordt verkeerd overgedragen	De eindsaldo $ 550 van het omzetgrootboek wordt overgedragen als $ 500

Fouten die niet worden weerspiegeld in de proefbalans

Fout	Voorbeeld
Fout van het principe in de boekhouding De boekingen worden gepost naar het verkeerde type account	Een verkoop van $ 2200 wordt bijgeschreven op de kostenrekening voor salarissen in plaats van de verkoopaccount
Fouten van weglating in de financiële administratie De invoer wordt volledig weggelaten uit de rekeningen	Een betaling van $ 3500 aan crediteuren wordt niet geregistreerd in accounts
Fout van de Commissie Een item wordt geboekt in het juiste type account, maar het verkeerde account	Contante betalingen van $ 1150 aan AB Ltd. worden geregistreerd als contante betaling aan ABC Ltd.
Fout van compensatie Onjuiste vermeldingen in twee of meer accounts neutraliseren elkaar	Het account voor vaste activa is onjuist getotaleerd en te laag ingeschat voor $ 500, en het huuraccount is ook onjuist getotaliseerd en overdreven voor $ 500.
Fout bij oorspronkelijke invoer Het onjuiste bedrag wordt op de juiste accounts geboekt	Kassabon van vorderingen voor $ 300 wordt geregistreerd als $ 3000
Volledige omkering van inzendingen Het juiste bedrag wordt op de juiste rekeningen geboekt, maar de debiteringen en tegoeden zijn omgekeerd	Een contante verkoop van $ 750 wordt geregistreerd met gedebiteerde verkooprekening en gecrediteerde contante rekeningen

Referentie:

"Wat is waardevermindering? | AccountingCoach.” AccountingCoach.com. N.p., n.d. Web. 25 januari 2017. "Soorten boekhoudfouten Archieven." Financiën en boekhouding vereenvoudigd. N.p., n.d. Web. 25 januari 2017.

Afbeelding met dank aan:

"Y2cary3n6mng-daet13-example-of-a-trial-balance" door Peter Baskerville (CC BY-SA 2.0) via Flickr