Verschil tussen grootboek en proefbalans

Belangrijkste verschil - Grootboek versus proefbalans
 

Het opstellen van de grootboek- en proefbalans zijn twee hoofdacties in de boekhoudcyclus die nodig zijn voor het opstellen van de financiële staten aan het einde van het jaar. Het belangrijkste verschil tussen grootboek en proefbalans is dat grootboek is een set van rekeningen die gedetailleerde transacties bevatten, terwijl de proefbalans een verklaring is die de grootboekeindbalansen registreert.

INHOUD
1. Overzicht en belangrijkste verschil
2. Wat is een grootboek
3. Wat is een proefbalans
4. Vergelijking zij aan zij - Grootboek versus proefbalans
5. Samenvatting

Wat is een grootboek

Het grootboek is de belangrijkste set van rekeningen waarin alle transacties die worden uitgevoerd binnen het boekjaar worden geregistreerd. De informatie in het grootboek is afgeleid van het algemene tijdschrift, dat een eerste boek is voor het invoeren van transacties. Grootboek bevat alle debet- en creditboekingen van transacties en is gescheiden door activaklassen. (Activa, passiva, eigen vermogen, baten en lasten)

Bijv. Afzonderlijke activarekeningen, zoals contanten, debiteuren, vooruitbetalingen, enz. Worden geregistreerd onder de classificatie van activa.

Voor grootschalige bedrijven waar veel transacties worden uitgevoerd, is het wellicht niet handig om alle transacties in het grootboek in te voeren vanwege het hoge volume. In dat geval worden individuele transacties vastgelegd in 'dochterboekingen' en worden de totalen overgedragen naar een rekening in het grootboek. Dit account wordt het 'Beheeraccount' genoemd en de accounttypen die over het algemeen een hoog activiteitenniveau hebben, worden hier opgeslagen.

Figuur_1: Voorbeeld van grootboek balans

Wat is proefbalans?

De proefbalans is een samengevat werkblad met alle grootboeksaldi op een bepaald tijdstip (gewoonlijk het einde van het boekjaar) met de bedoeling de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboeksaldi te controleren. Alle debetsaldi worden geregistreerd in één kolom met alle tegoeden op een andere.

Proefbalans biedt alle eindsaldi in één document in één oogopslag en is daarom gemakkelijk te gebruiken als referentietool. Het helpt ook bij het onthullen van een aantal mogelijke fouten in geval van voorkomen en helpt bij het identificeren van het type journaalboekingen dat moet worden gepost om de geïdentificeerde fouten te corrigeren..

Belangrijkste doelen en gebruik van een proefbalans

• Te gebruiken als beslissingsinstrument om de wiskundige nauwkeurigheid van de grootboekbalansen te waarborgen

Als alle transacties voor een boekhoudperiode correct zijn vastgelegd, moet de som van de debetsaldi van het proefsaldo gelijk zijn aan de som van de creditsaldi.

• Fouten opsporen en corrigeren bij het registreren van financiële informatie

Bepaalde soorten fouten in het grootboek kunnen worden geïdentificeerd via de proefbalans. Zij zijn,

• Fouten van gedeeltelijke weglating (alleen de debitering of de creditering wordt geboekt op rekeningen)
• Fouten bij de uitvoering (het eindsaldo is verkeerd overgedragen)
• Fouten van casting (het totaal van een account is min of meer geregistreerd)

In het geval van een fout wordt het bedrag dat het verschil veroorzaakt op de 'tussenrekening' gezet totdat het wordt verholpen. Als de debetzijde van het proefsaldo groter is dan de kredietzijde, wordt het verschil bijgeschreven op de tussenrekening en als het creditsaldo hoger is dan het debetsaldo, wordt het verschil van de rekening afgeschreven. Zodra de fouten zijn geïdentificeerd, verholpen en het proefsaldo is geteld, wordt de tussenrekening gesloten omdat het saldo niet meer bestaat.

De volgende vermeldingen leiden echter niet tot een discrepantie in de proefbalans.

• Fouten van principe (de posten worden gepost naar het verkeerde type account)
• Fouten van volledige weglating (de vermeldingen zijn volledig weggelaten uit de rekeningen)
• Fouten in de commissie (een boeking wordt geboekt in het juiste type account, maar de verkeerde rekening)
• Fouten van oorspronkelijke invoer (onjuist bedrag is op de juiste rekeningen geboekt)
• Fouten van compensatie (Onjuiste boekingen in twee of meer accounts heffen elkaar op)
• Fouten van volledige omkering (correct bedrag is geboekt naar de juiste rekeningen maar de debiteringen en tegoeden zijn teruggeboekt)

Wat is het verschil tussen grootboek en proefbalans?

Grootboek en proefbalans
Grootboek is een set rekeningen die alle transacties registreert.	Proefevenwicht is een samenvattende verklaring die de algemene grootboeksaldi weergeeft.
Doel
Het doel is om de laatste transacties bij te houden.	Het doel is om de wiskundige nauwkeurigheid van grootboeksaldi te controleren.
Account classificatie
Dit gebeurt volgens de klasse van accounts	Er is geen classificatie van accounts.
Tijdsperiode
Dit registreert transacties tijdens het boekjaar.	Dit wordt voorbereid op de laatste dag van het boekjaar.

Samenvatting - Grootboek versus proefbalans

Hoewel het proces van accounting erg tijdrovend en kostbaar was, kan het nu met minder tijd en moeite worden uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde boekhoudsoftware. Het is belangrijk om het verschil tussen grootboek en proefbalans nauwkeurig te begrijpen, omdat beide belangrijke stappen vormen bij het opstellen van financiële jaarverslagen aan het eind van het jaar. In het geval er verschillen zijn tussen de debet- en creditsaldi, moeten deze worden onderzocht en moeten corrigerende boekingen worden gepost voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de jaarrekening..

Referentie:
1. "Definitie grootboek - AccountingTools." Definitie - AccountingTools. N.p., n.d. Web. 09 feb. 2017.
2. "Wat is de procedure voor het voorbereiden van een proefbalans? | AccountingCoach. "AccountingCoach.com. N.p., n.d. Web. 09 feb. 2017.
3. "Proefbalansfouten - Vragen & Antwoorden - AccountingTools." Accounting CPE & Books - AccountingTools. N.p., n.d. Web. 09 feb. 2017.
4. "Fouten niet onthuld door de proefbalans." Beginselen van rekeningen voor GCE O-niveau. N.p., n.d. Web. 09 feb. 2017.

Afbeelding met dank aan:
1. "Grootboekvoorbeeld" door Bgibbs (WMF) - Eigen werk (CC BY-SA 4.0) via Commons Wikimedia