Gegevens zijn de belangrijkste troef voor elke organisatie. Daarom moet ervoor worden gezorgd dat de gegevens geldig en bruikbaar zijn ten koste van alles. Gegevensvalidatie en gegevensverificatie zijn twee belangrijke processen om ervoor te zorgen dat gegevens deze twee eigenschappen bezitten. Gegevensvalidatie zorgt ervoor dat de gegevens schoon, correct en zinvol zijn, terwijl gegevensverificatie ervoor zorgt dat alle kopieën van de gegevens even goed zijn als het origineel. Beide processen zorgen er dus voor dat de organisatie geen geld verliest vanwege onverwachte fouten in de gegevens.
Gegevensvalidatie gaat over het controleren of de gegevens geldig zijn (schoon, correct en nuttig). Gegevensvalidatieprocedures gebruiken regels voor gegevensvalidatie (of controleroutines) om de geldigheid (meestal correctheid en zinvolheid) van gegevens te waarborgen. Het zorgt ook voor de geldigheid van invoergegevens om de veiligheid van het systeem te behouden. Deze regels worden automatisch geïmplementeerd via gegevenswoordenboeken. Gegevensvalidatie kan ook worden geïmplementeerd door het declareren van regels voor gegevensintegriteit of procedures voor het afdwingen van bedrijfsregels (met name in bedrijfstoepassingen). Deze bedrijfsregels worden meestal vastgelegd tijdens de eerste analyse van bedrijfsbehoeften door de bedrijfsanalisten. Het is erg belangrijk om bedrijfsregels aan het begin van het proces te implementeren, omdat verkeerd gevalideerde gegevens meestal een negatieve invloed hebben op de uitvoering van het bedrijfsproces..
De eenvoudigste vorm van validatie is het controleren van de invoer om er zeker van te zijn dat ze bestaan uit tekens uit de "geldige" set. Een validatieproces voor een telefoonboektoepassing moet bijvoorbeeld de ingevoerde telefoonnummers valideren om ervoor te zorgen dat ze alleen cijfers, plus / minus symbolen en haakjes bevatten (en niets anders). Een beetje meer geavanceerde validatieprocessen kunnen ook het landcodeveld controleren om te controleren of het om legitieme landcodes gaat.
Gegevensverificatie is het controleren van een kopie van gegevens om er zeker van te zijn dat deze exact gelijk is aan de originele kopie van de gegevens. Gegevensverificatie is meestal vereist wanneer u een back-up van uw gegevens hebt gemaakt. De meeste moderne back-upsoftware heeft ingebouwde verificatiefunctionaliteit. Zelfs met software voor het branden van schijven kunt u verificatie uitvoeren aan het einde van het brandproces. Als de gegevens op de gebrande schijf worden geverifieerd, gaat het goed. Maar zo niet, dan moet je die schijf weggooien en opnieuw verbranden. Gegevensverificatie is een zeer belangrijk proces, omdat u zich dan veilig voelt omdat u zeker weet dat u de gebackupte gegevens ook daadwerkelijk kunt gebruiken voor het geval de originele gegevens verloren gaan of beschadigd raken. Verificatiesoftware zorgt er meestal voor dat de kopie leesbaar is en dat de inhoud exact overeenkomt met de originele inhoud. Het kost dus meer tijd dan een eenvoudige back-up, maar het is de moeite waard. Maar meestal voeren grote ondernemingen de automatische back-ups 's nachts uit, dus de verlenging van de tijd als gevolg van het verificatieproces is geen serieus probleem.
Gegevensvalidatie wordt meestal uitgevoerd op de originele kopie of de invoer naar het systeem, terwijl gegevensverificatie wordt uitgevoerd op de kopieën (of back-ups) van gegevens. Het controleren van de geldigheid van invoer is erg snel vergeleken met de lange verificatieprocessen die plaatsvinden na het maken van een back-up. Validatie kan worden gebruikt om gegevens te beschermen tegen fouten van gebruikers, terwijl verificatie kan worden gebruikt om gegevens te beschermen tegen de problemen die optreden als gevolg van systeemfouten.