Hoe een formele e-mail te schrijven
Share
Het schrijven van een formele e-mail verschilt niet veel van het schrijven van een formele brief. Maar als u gewend bent om e-mail alleen te gebruiken voor informele communicatie met vrienden, kan het even duren voordat het schrijven van formele e-mails wennen is. In dit artikel helpen we u een formele e-mail te schrijven en u een voorbeeldmail te sturen. U kunt een formeel e-mailbericht schrijven door deze stappen te volgen.
Hoe een formele e-mail te schrijven
Gebruik een neutraal e-mailadres
Uw e-mailadres moet altijd uw echte naam weergeven, niet uw koosnaam of bijnaam. Een e-mailadres dat uw echte naam weerspiegelt, ziet er professioneel uit. Als je e-mail grappig of ongepast is, zal niemand je serieus nemen.
Vermeld het onderwerp juist
Zorg ervoor dat de onderwerpregel de inhoud van uw e-mail weergeeft. Als u over een vergadering schrijft, moet het onderwerp het woord bevatten vergadering. Als u een sollicitatie voor een taak schrijft, moet in de onderwerpregel worden vermeld voor welke functie u solliciteert.
Begin met een aanhef
De post moet beginnen met een aanhef zoals Geachte heer Price. Het is altijd goed om de ontvanger op naam te benaderen. (Geachte Dr. Smith, Geachte mevrouw Dustan, etc.) Als u zijn of haar naam niet weet, kunt u Geachte heer / mevrouw of Aan wie het kan gebruiken.
Introduceer eerst
In de eerste alinea zelf, stel jezelf voor en het doel van het schrijven van de mail. U kunt de e-mail beginnen met behulp van zinnen zoals deze.
Ik schrijf om te informeren naar ...
Ik schrijf in referentie naar ... .
Nadat u het doel duidelijk hebt aangegeven, kunt u doorgaan om het bericht rechtstreeks te beheren.
Lichaam
De tekst van de e-mail moet uw bericht bevatten. Net als in een formele brief moet het lichaam duidelijk en beknopt worden geschreven. Probeer zo kort mogelijk te zijn. In de meeste gevallen zijn twee of drie alinea's meer dan voldoende om het bericht duidelijk te presenteren. De taal moet professioneel en formeel zijn.
Slotopmerkingen
Na het doorgeven van het bericht, is het beleefd om de lezer te bedanken voor zijn tijd en aandacht. Je kunt zinsdelen en zinnen gebruiken
Bedankt voor je tijd…
Heel erg bedankt voor het nemen van de tijd ...
Als u vragen of opmerkingen heeft, aarzel dan niet om mij dit te laten weten
Beëindig dan de e-mail met een passende afsluiting. Met vriendelijke groeten, beste wensen, vriendelijke groeten, respectvol, etc. zijn enkele van de eindes die u kunt gebruiken.
gehechtheid
Als u documenten in de e-mail hebt bijgevoegd, kunt u zeggen "Raadpleeg het bijgevoegde document."U kunt deze zin op elke geschikte plaats gebruiken.
proeflezen
Zoals met elk geschreven werk, proef de e-mail zorgvuldig. Zorg ervoor dat u de juiste titels, datums, namen, enz. Hebt gebruikt. Controleer op grammaticale of spellingsfouten.
Klik op Verzenden
Nadat je de e-mail zorgvuldig hebt gelezen, kun je op de verzendknop klikken.
Voorbeeld van een formele e-mail
Je kunt deze e-mail hier downloaden - Voorbeeld van een formele e-mail
