Verschil tussen agenda en notulen

Wat is het verschil tussen een agenda en notulen? Beide woorden worden in het zakelijk Engels gebruikt als het gaat om schriftelijke verslagen met betrekking tot zakelijke bijeenkomsten of een andere vorm van officiële vergadering. Bijvoorbeeld: heb je de agenda voor de vergadering van vandaag gezien? of heb je de notulen van de vergadering van gisteren gezien? Er is een aanzienlijk verschil in het gebruik van deze woorden met betrekking tot het tijdsbestek waarin ze worden gebruikt.

Een 'agenda' verwijst naar wat gepland is om tijdens een vergadering te bespreken. Een agenda bevat een lijst met onderwerpen of onderwerpen die worden behandeld. Het dient als een plan of een overzicht van wat er zal gebeuren. Daarom wordt er een agenda gemaakt voordat er een vergadering plaatsvindt. Bijvoorbeeld: onze manager stuurde de agenda voor de vergadering van morgen, zodat we wisten wat te verwachten. Andere woorden die kunnen worden gebruikt zijn 'programma', 'planning' of 'docket', hoewel 'docket' meestal wordt gebruikt om naar een lijst van rechtszaken te verwijzen die in de rechtbank worden berecht. Maar als het gaat om een ​​soort vergadering of het verzamelen van mensen om zaken te bespreken, is 'agenda' het meest gebruikte woord. 'Agenda' wordt ook vaak gebruikt in het alledaagse Engels om te verwijzen naar elk tijdstip van het plan. Bijvoorbeeld: wat staat er op de agenda voor u vandaag??

Het woord 'minuten' betekent een samenvatting van procedures of gebeurtenissen zoals vastgelegd in korte notities. Wanneer gebruikt in de context van een vergadering, is dit het officiële verslag van wat er is gebeurd, wat er is gezegd of wat er tijdens een vergadering is besloten. Dus minuten kunnen alleen worden vastgelegd nadat een vergadering heeft plaatsgevonden. Vaak zal een zakelijke vergadering of een andere officiële vergadering beginnen met een secretaresse die de notulen van de vorige vergadering leest om de deelnemers aan die vergadering te herinneren of de notulen zullen na de vergadering ter referentie worden verspreid. Bijvoorbeeld: Bob's secretaresse e-mailt ons de notulen van de personeelsvergadering voor het geval we iets gemist hebben. Als er vragen zijn of enige verwarring over wat er tijdens een vergadering is besloten of gezegd, hebben de notulen een waardevol doel om precies vast te leggen wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Een ding om op te merken over het gebruik, is echter dat het woord 'minuten' zelden buiten het zakelijk Engels wordt gebruikt.

Vanwege hun gerelateerd gebruik als zakelijke vergaderdocumenten, worden deze twee termen vaak samen in een gesprek gebruikt. Bijvoorbeeld: de baas vroeg Sue om de notulen af ​​te ronden om naar het hoofdkantoor te sturen om te laten zien dat hij de agenda volgde die ze hem stuurden voor de zakelijke bijeenkomst. Als het gaat om het beslissen welk woord je moet gebruiken om tijdens een vergadering over gebeurtenissen te praten, hangt het van de timing af. Onthoud alleen dat agenda's plaatsvinden voordat een vergadering daadwerkelijk plaatsvindt, zoals een plan, en minuten nadat een vergadering heeft plaatsgevonden, zoals een samenvatting. Op deze manier kunnen de woorden 'agenda' en 'minuten' correct worden gebruikt in het zakelijk Engels.