Tegen die tijd heeft iedereen die toegang heeft tot een computer waarschijnlijk een e-mail. Het is langzaam een essentieel onderdeel geworden van communicatie, vooral voor mensen die veel reizen. Maar de meesten van ons weten niet wat er gebeurt achter de schermen van het programma dat we gebruiken om toegang te krijgen tot onze e-mails. In plaats van een enkel protocol te gebruiken voor het verzenden en ontvangen van e-mails, zijn er 2 protocollen die worden gebruikt; een voor verzenden en de andere voor het ophalen. Vanaf nu voor het verzenden van e-mails is het protocol alleen SMTP (Simple Mail Transport Protocol) geweest, dus daar hebben we geen optie voor. Maar aan de ontvangende kant hebben we twee protocollen om uit te kiezen. De eerste is POP (Post Office Protocol) en het meer recente IMAP (Internet Message Access Protocol).
POP is de oudste van de twee en het is al heel lang gebruikt en het is vrij betrouwbaar in het ophalen van onze e-mails. IMAP, hoewel recenter, heeft zich ook bewezen als een zeer goed protocol bij het ontvangen van e-mails. Hoewel ze dezelfde functie hebben, verschilt de implementatie van de genoemde functie sterk in de twee toepassingen. Wanneer POP toegang krijgt tot een mailserver, downloadt het alle e-mails en verwijdert het de inhoud van de server, waarbij alle berichten lokaal worden bewaard. IMAP doet dit echter niet; het leest alleen alle e-mails op de server en downloadt wat de gebruiker wil lezen. Het verwijdert ook niets op de server. De implicaties zijn misschien niet meteen duidelijk, maar wanneer u meerdere computers of apparaten gebruikt om uw e-mail te controleren, wordt het duidelijk dat met POP nadat u de e-mail op uw werkcomputer hebt gedownload, deze niet langer zichtbaar is op uw thuiscomputer sinds het was al verwijderd. Met IMAP zal dat niet gebeuren.
Een ander uitstekend kenmerk van IMAP is de inactieve modus. Zodra u zich aanmeldt bij de e-mailserver, wordt uw verbinding pas verbroken als u uitlogt. Hiermee ontvangt u realtime meldingen via uw e-mailprogramma. Met POP leest het alleen de e-mail en verbreekt dan de verbinding, je moet je inbox na een paar uur opnieuw controleren om te zien wat er is gewijzigd. Andere e-mailclients hebben hiervoor fixes gemaakt door POP-controle met een bepaald interval voor nieuwe e-mails uit te voeren.
Hoewel POP nog steeds veel wordt gebruikt, vindt u het wellicht voordeliger om te beginnen met overschakelen naar het IMAP-protocol. De functies die het biedt maken het verwerken van e-mail net iets gemakkelijker.