Verschil tussen Work Breakdown Structure (WBS) en Resource Breakdown Structure (RBS)

Work Breakdown Structure is een belangrijk product voor elk project. Via de WBS bevindt de projectmanager zich in een goede positie om het werk dat het team moet uitvoeren te categoriseren in kleine delen die gemakkelijk kunnen worden beheerd, terwijl RBS wordt beschouwd als een belangrijk onderdeel van efficiëntie als het gaat om projectbeheer. Via RBS kan de projectmanager een lijst samenstellen van bronnen die nodig zijn om een ​​bepaalde taak in hiërarchische volgorde uit te voeren.

Wat RBS anders maakt dan WBS

WBS is een visuele weergave van de volledige omvang van het uit te voeren werk, opgesplitst in kleinere segmenten die elk lid van het projectteam kan begrijpen. Dit komt omdat bij elk van de voltooiingsniveaus definities en details relevant zijn voor die fase. Integendeel, RBS kan worden opgesplitst in geografische bronnen of organisatorische middelen. Enkele van de andere hulpmiddelen die nodig zijn voor een juiste en efficiënte RBS, zijn onder meer bronschatting, een bronkalender en activiteitenlijsten.

De reden hiervoor is dat wanneer u een project beheert, u met verschillende projectonderdelen en projectbronnen moet werken om het project te voltooien. Een goed voorbeeld zijn de leden van uw projectteam.

Je moet ervoor zorgen dat ze productief en strategisch klaar zijn tijdens het leven van het project dat je onderneemt.

Nu, in het geval dat u van plan bent om een ​​WBS te bedenken die efficiënt is, zijn de volgende enkele van de belangrijke richtlijnen die u helpen dit te doorzien:

• Het project / eindresultaat is altijd op het hoogste niveau
• U hoeft niet altijd alle elementen op hetzelfde niveau te definiëren
• De werkgroepen mogen niet langer duren dan 10 dagen
• Elke werkgroep moet onafhankelijk zijn
• Er mag geen duplicatie plaatsvinden in de werkgroepen in de hele structuur

Het volgende is een eenvoudige weergave van een segment van een WBS voor het bouwen van een huis:

Een huis bouwen

                                              fundament                     Interieur exterieur

Voltooiing                         24% 45% 30%

Begroting                               $ 50.000 $ 86.000 $ 72.000

Het toont verschillende delen van het project die moeten worden uitgevoerd en biedt meer informatie over het benodigde budget en het voltooiingsniveau.

Een WBS is daarom een ​​kaart / schets van een specifiek project. Het hoofdproject is de belangrijkste deliverable in een WBS, en van daaruit is het onderverdeeld in kleinere subcategorieën, elk met details over hoe ze worden afgeleverd.

Aan de andere kant, als je over RBS praat, moet je weten dat het functioneert met behulp van enkele van de belangrijke hulpmiddelen. De projectmanagers worden geïnstrueerd om een ​​efficiënte RBS te gebruiken of uit te voeren met behulp van deze hulpmiddelen. Deze zijn als volgt:

• Activiteitslijst

Dit is een lijst met alle activiteiten die cruciaal zijn voor de voltooiing van het project. De projectmanager heeft niet alleen een lijst nodig, ze moeten ook zoveel mogelijk informatie krijgen over deze lijsten. Deze informatie omvat ook de bronnen die de vermelde activiteiten gebruiken.

• Resource schatting

Om elke activiteit op een productieve, efficiënte en vooral kostenefficiënte manier tot stand te brengen, moet de projectmanager het volume, het type en de verscheidenheid aan middelen schatten die nodig zijn.

Als deze schattingen scheef zijn, kan het onmogelijk zijn om de doelstellingen van het project te bereiken, of als geheel kan het project mislukken.

• Hulpmiddelenkalender

Een bronnenagenda gaat over de beschikbaarheid van resources in de loop van de tijd. De projectmanager heeft een lijst nodig met alle bronnen die nodig zijn om het project te voltooien.

Deze bronnen moeten ook worden vermeld op basis van hun beschikbaarheid op de lange termijn. Deze informatie is belangrijk voor de projectmanager om na te gaan of de benodigde middelen gedurende een specifieke tijd beschikbaar zijn, zodat het project niet blokkeert.

Op dit moment wordt RBS steeds belangrijker, met projectmanagementsoftware die deze in hun structuur incorporeert. Als u een projectbeheerprogramma gebruikt, kunt u inloggen en de beschikbaarheid van de benodigde bronnen controleren, en nog belangrijker, hoe ze zijn geclassificeerd.

Dit helpt de organisatie over het algemeen in die zin dat de projectmanagers veel details van een eenvoudige database kunnen bekijken, over alle gebruikte bronnen..

Belang van een WBS vs focus van RBS

Er zijn verschillende belangrijke voordelen die de projectmanager en het projectteam kunnen halen uit een WBS, anders dan het organiseren en definiëren van het werk dat nodig is om het project te voltooien. Via de WBS is het eenvoudiger om een ​​budget toe te wijzen uit de toplagen van de structuur. Zodra dit is gebeurd, kunnen de budgetten voor elke afdeling worden gestructureerd op basis van de uitsplitsing in de WBS.

Geschatte kosten- en tijdschattingen worden meestal gegeven voor elke WBS-sectie. Door dit te doen, is het eenvoudiger om een ​​planning en passend budget voor het hele project uit te werken.

Via een WBS is het ook eenvoudiger om de prestaties van individuele projectsectoren bij te houden. De projectmanager bevindt zich in een goede positie om de prestatiekosten van het project te vertellen, probleemgebieden te identificeren en, nog belangrijker, de belangrijkste problemen bij het organiseren van het project. Omgekeerd is in RBS de nadruk op een hiërarchische lijst van bronnen van groot belang. Je moet alle bronnen vermelden, of ze nu significant zijn of zelfs voor jou, ze lijken overbodig. Elk van de niveaus van het project heeft een bepaald aantal bronnen nodig. Deze moeten worden vermeld op basis van hun belang voor de voltooiing van elk niveau en om uiteindelijk het hele project af te ronden.

De vermelde bronnen worden vervolgens onderverdeeld in kleinere categorieën van het type resource dat ze zijn, om de projectmanager te helpen bij het classificeren. Classificatie zal eigenlijk verdergaan in verschillende subgroepen totdat elk type middelen is gegroepeerd in afzonderlijke entiteiten die gemakkelijker te identificeren en te beheren zijn..

Voordelen van WBS versus RBS

Een van de voordelen van een WBS is dat het de projectmanager helpt potentiële risico's van een project te bepalen. Als er een onderdeel van het project is dat niet duidelijk is gedefinieerd, wordt het een risicogebied dat moet worden aangepakt. Dergelijke risico's moeten correct worden gevolgd en er moet een zorgvuldige beoordeling worden uitgevoerd terwijl het project doorgaat.

Als het project lijkt achter te lopen op het schema, is het voor de projectmanager gemakkelijker om naar de WBS te verwijzen en de gebieden te identificeren die het moeilijk hebben, en de juiste beslissing te nemen om dingen om te draaien. Het directe voordeel van RBS, met name het opsplitsen van middelen in subgroepen, is daarentegen het werk van managementcentra verzachten. Supervisie wordt veel eenvoudiger en veel tijd wordt bespaard in het proces.

De supervisors kunnen elke resourcegroep volgen terwijl ze doorgaan met het project. Het is gemakkelijker om bepaalde niveaus van het project te versnellen zonder een beroep te doen op anderen, nadat de juiste middelen zijn toegewezen aan hun voltooiing. Daarom kunnen sommige projecten gemakkelijk vóór de gestelde deadline worden voltooid, vooral als de voltooiing van verschillende niveaus van het project niet mede afhankelijk is.

Met een goed RBS-plan is het management ook in een goede positie om een ​​goed beeld te krijgen van het totale aantal middelen dat beschikbaar is voor elk van de deelnemende teams. Behalve dat ze de beschikbare middelen begrijpen, kunnen ze ook beheren hoe de middelen zullen worden gebruikt.

In vergelijking met de bovenstaande informatie, is het raadzaam om kleuren toe te wijzen aan de verschillende subprestaties in een WBS. Dit is belangrijk om een ​​heatmap te krijgen van de voortgang van het hele project. Het zal het ook gemakkelijker maken om de aandacht van het management te krijgen op projectgebieden die compleet zijn en degenen die slap zijn.

De WBS is, op de juiste manier behandeld, een goede manier om de productiviteit van de teams die aan het project werken te verhogen en het project op tijd af te ronden. De projectmanager kan de nodige vaardigheden identificeren om hen in staat te stellen het project op tijd af te ronden, maar als het op RBS aankomt, moeten we de typen ervan begrijpen. Het conventionele type RBS is een RBS-organisatie. De hiërarchische organisatiesystemen die al zijn ingesteld, helpen meestal om deze RBS te maken. De resources in een RBS van een organisatie worden meestal gedistribueerd op basis van de behoeften van elke organisatie-afdeling en werkgroep. Dit zijn categorieën die feitelijk zijn gedefinieerd en ingesteld door de organisatie.

Geografische RBS is in de meeste gevallen onconventioneel. De belangrijkste zorg van een geografische RBS is de distributie en / of locatie van de middelen in kwestie, en hoe ze op verschillende locaties worden toegewezen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie.

Samenvatting

Samenvattend, zowel de WBS als RBS zijn de sleutel tot de succesvolle voltooiing van een project en de efficiëntie van de relevante projectteams. De volgende zijn de belangrijkste punten die een van de structuren definiëren.

Work Breakdown Structure	Resource Breakdown Structure
o Groepeer het werk in categorieën	o Groepen in categorieën indelen
o Helpt bij supervisie van projectvoortgang	o Helpt bij het toezicht op het gebruik van hulpbronnen
o Projectgroepen moeten onafhankelijk zijn	o Resourcegroepen kunnen van elkaar afhankelijk zijn
o Nadruk op projecttijdlijn	o Nadruk op toewijzing van middelen